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San José, 19 de agosto de 2009
S.G. 09-11-0084-09
Licenciada
Rocío Aguilar Montoya
Contralora General de la República
Contraloría General de la República
Su despacho
Estimada señora:
Con todo respeto, le expresamos nuestra mayor consideración y estima.
Luego de conocer, analizar y emitir un criterio en un proceso visto en la Junta de Relaciones Laborales de Correos de Costa Rica S. A., deseamos hacer de su conocimiento por medio de esta denuncia formal, de una serie de presuntas faltas a la Ley de Control Interno en lo interno de tal entidad, que causó la pérdida de DOS MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS COLONES (¢2.657.200.00), de la siguiente forma:
– Entendemos que sin excepción, los sujetos privados que administran fondos públicos deben regirse por los principios y las normas técnicas de control interno emitidas por la Contraloría General de la República, las cuales son de acatamiento obligatorio.
– De acuerdo a su oficio Nº 7697-2004, el objeto de esta normativa radica en velar porque los recursos sean destinados a los fines públicos previstos en el ordenamiento jurídico y así se ratifica en la Ley General de Control Interno:
Artículo 7. Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales.
Artículo 3. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias;
Artículo 10: Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
– Nótese que el artículo 10 de la Ley de Control Interno manifiesta que las acciones de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno son muy amplias y que necesariamente debe existir un nexo de causalidad, sobre todo tomando en cuenta que existió una posible infracción o daño, y atribuir las responsabilidades pertinentes e ineludibles.
– Consideramos que los jerarcas y titulares subordinados no pueden trasladar la responsabilidad por el sistema de control interno a la Auditoría Interna ni a unidades de control interno, ya que así lo estipulan los oficios 2011-2005 y 4749-2005 de la Contraloría General de la República y el artículo 12 de la Ley de Control Interno que dice:
Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
b. Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.
Claramente este inciso manifiesta que habría una posible causal, cuando no se hayan ordenado o ejecutado acciones correctivas, pese a tener conocimiento de las irregularidades o desviaciones.
– El Manual de Normas Generales de Control Interno # 4.4 y 4.9 nos señalan que una forma de velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo es: Definir claramente, asignar específicamente y comunicar formalmente la responsabilidad por cada proceso, actividad, operación, transacción o acción organizacional; y ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institución, por parte de los puestos de jefatura.
Ante eventuales desviaciones o irregularidades, deben determinarse las causas y las opciones disponibles para solventarlas y adoptar oportunamente la que resulte más adecuada a la luz de los objetivos y recursos institucionales. (Manual de Normas Generales de Control Interno # 6.7)
– Parte de las funciones de la Auditoria es la de asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de la Ley de Control Interno, situación que a todas luces no se está dando en la empresa.
– Con remisión al Artículo 7 de la Ley de Control Interno, de nuevo se utilizan conceptos jurídicos indeterminados, sin embargo, más que una causal, es el resultado del incumplimiento a otras causales de responsabilidad en materia de control interno, por lo que no se debe conceptuar como causa sino como un efecto.
– Los incisos d) y e) de ese mismo articulo 7, señalan que estas causales deben entenderse como el no haber efectuado acciones concretas para dejar fehacientemente establecidas las relaciones de autoridad y responsabilidad de cada funcionario. Estas causales podrían ser sancionadas, con mayor razón ante el incumplimiento injustificado y reiterado.
– Es deber de la Administración de Correos, asegurarse desde el mismo momento del reclutamiento de funcionarios que estos reúnan efectivas y reales competencias, como por ejemplo: habilidades, actitudes y conocimientos idóneos para el desempeño de cada puesto. (Manual de Normas Generales de Control Interno # 2.4)
– Es urgente que se definan políticas y procedimientos adecuados para que se ejecuten correctamente todas las tareas referentes a la planificación, adquisición, conducción y desarrollo institucional, así como la obligación para el jerarca y los titulares subordinados de identificar cuáles son los rasgos, cualidades éticas y morales necesarias, a fin de impulsar un sistema organizacional que busque un óptimo funcionamiento, a fin de procurar que las características de integridad y ética continúen presentes en sus funcionarios y se manifiesten en su quehacer diario. (11319 (DI-CR-538-05))
– La normativa de control interno vigente, no obliga a las administraciones a que emitan un instrumento que se denomine “Código de Ética”, lo cual resulta potestativo en función de las responsabilidades que en materia de control interno le corresponden al jerarca y a los titulares subordinados. En ese sentido, corresponde a esa Administración determinar si la normativa referida considera las conductas ético – sociales requeridas para los servidores de la institución, o por el contrario necesita ser ampliada, en procura de dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley General de Control Interno y en el Manual de Normas de Control Interno de la Contraloría General de la República y los entes y órganos sujetos a su fiscalización. (11319 (DI-CR-538-05) de la Contraloría General de la República)
Es urgente integrar a las prioridades de la Administración aquellas directrices que fomenten el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI), las cuales se contemplan en la norma D-3-2005-CO-DFOE, y en el Capítulo III del Manual de Normas Generales de Control Interno.
No es posible que a pesar de haber conocido con antelación sobre los riegos por el incumplimiento a la Ley de Control Interno, no se hayan ejecutado ni adoptado las medidas necesarias para mitigar los riesgos, lo que significa una falta grave al deber de cuidado y por desobediencia a las normas emitidas por su representada en esa materia.
Estos deberes son sumamente claros, y su incumplimiento obviamente provoca que los objetivos del artículo 8 de la Ley General de Control Interno no se logren. Rogamos que en este particular se analice también el Capítulo IV del Manual de Normas Generales de Control Interno.
Reiteramos que si bien, el incumplimiento de una de estas causales podrían desembocar en responsabilidad, lo cierto es que para medir su gravedad es necesario demostrar el daño material o potencial o en su defecto el incumplimiento injustificado y reiterativo ante requerimientos de este Órgano Contralor, de la Auditoría Interna o de cualquier otro órgano competente en la fiscalización y el control de fondos públicos.
Resulta claro este punto, pues si injustificadamente no se tiene el sistema de valoración de riesgo institucional, es suficiente causal de responsabilidad. Ver Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE, el Capítulo III del Manual de Normas Generales de Control Interno y los artículos 3 y 4 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública que rezan así:
“*Artículo 3°-* Deber de probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.
Artículo 4°- Violación al deber de probidad. Sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que procedan, la infracción del deber de probidad, debidamente comprobada y previa defensa, constituirá justa causa para la separación del cargo público sin responsabilidad patronal.”
También debemos recordar lo que dice la Ley de Control Interno sobre el caso que nos ocupa:
Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
Nos dirigimos a ustedes, que actualmente son el órgano auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que para beneficio de todos los ciudadanos, consideramos gozan de absoluta independencia funcional y administrativa en el desempeño de sus labores.
Nos preocupa sobremanera la pérdida financiera que ha sufrido Correos de Costa Rica (*DOS MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS COLONES (¢2.657.200.00)*), ya que se trata de fondos públicos, administrados por empleados públicos; los cuales, dados los hechos, serán de difícil recuperación, ya que no debemos olvidar, que al haberse dejado de cumplir la Ley de Control Interno, el Instituto Nacional de Seguros (INS), muy probablemente se niegue a realizar el pago por concepto de póliza.
Por todo lo anterior, y como ciudadanos vigilantes del cumplimiento de la legislación vigente nos permitimos solicitarles a ustedes, que son controladores de los bienes del Estado costarricense lo siguiente, en Correos de Costa Rica S. A.:
– Observación y evaluación del funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
– Exigir la transparencia ya que una verdadera rendición de cuentas obliga a que el ejercicio del poder y el cumplimiento de las funciones públicas asignadas se haga de cara a los administrados.
– Vigilancia por una efectiva responsabilidad por parte de aquellos funcionarios públicos, que sin ningún tipo de disculpa deben responder al país y a los órganos de control, investigación y sanción, por sus faltas desde los ámbitos ético, disciplinario, civil, político y penal.
– En todas las cuestiones relacionadas con su labor, los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben cuidar porque su independencia no se vea afectada por intereses personales o externos. Por ejemplo, la independencia podría verse afectada por las presiones o las influencias de personas internas o externas a la propia entidad para la que sirven; por los prejuicios de los jerarcas y demás funcionarios públicos acerca de las personas, la administración, los proyectos o los programas; por haber trabajado recientemente en la administración de la entidad a la cual sirven; o por relaciones personales o financieras que provoquen conflictos de lealtades o de intereses. Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos están obligados a no intervenir en asuntos donde tengan algún interés personal o familiar, directa o indirectamente.
– Se requiere objetividad e imparcialidad en toda la labor efectuada por los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos, y en particular en sus decisiones, que deberán ser exactas y objetivas y apegadas a la ley.
– Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos no deberán aprovecharse indebidamente de los servicios que presta la institución a la que sirven, en beneficio propio, de familiares o amigos, directa o indirectamente.
– Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos deberán excusarse de participar en actos que ocasionen conflicto de intereses. El funcionario público debe abstenerse razonablemente de participar en cualquier actividad pública, familiar o privada en general, donde pueda existir un conflicto de intereses con respecto a su investidura de servidor público, sea porque puede comprometer su criterio, ocasionar dudas sobre su imparcialidad a una persona razonablemente objetiva, entre otros.
– Toma inmediata de acciones correctivas.
– Asesoría externa para monitorear y mejorar el control interno.
– Aplicación de la legalidad constitucional, que es el principio que exige someter toda actuación pública al ordenamiento jurídico, según artículo 58 de la Ley 8422 (Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública).
Salvaguardar en todas sus actuaciones el interés público, procurando la preservación del patrimonio público y denunciando ante la autoridad competente cualquier actividad o situación contraria al manejo correcto de los recursos públicos.
Le reiteramos que dentro de las funciones principales de la Contraloría General de la República se encuentra, la que quizá en estos momentos de crisis es más importante, la de ser celosos porque los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos resguarden, protejan y tutelen efectivamente los fondos y recursos públicos que les fueron entregados para administrar, y por eso es que nos permitimos presentar en forma imperativa la presente denuncia.
Rogamos se proceda de conformidad, aprovechando ésta para reiterarle nuestro mayor respeto y consideración,
Albino Vargas Barrantes
Secretario General ANEP
Edgar Morales Quesada
Secretario General Adjunto ANEP
cc.: Junta Directiva Seccional ANEP-Correos de Costa Rica S. A.
cc.: Junta Directiva Nacional de la ANEP.
cc.: Archivo.
